Guide pratique pour les porteur.se.s de projet

Le LabEx NUMEV a retenu votre projet et lui a attribué un financement. Les dépenses liées à ce financement seront prises en charge directement par le LabEx. Le LabEx NUMEV ayant pour tutelle l’Université de Montpellier (UM), qui en assure la gestion financière et administrative, les projets NUMEV sont  soumis aux règles de fonctionnement de l’UM pour les missions, dépenses, recrutements, etc.

Afin de faciliter vos démarches pour l’utilisation des crédits alloués à votre projet, vous trouverez ici les procédures administratives en cours à l’UM et au sein du LabEx.

Votre contact unique pour toutes les démarches administratives : la gestionnaire du LabEx NUMEV, Geneviève Carrière (04 67 41 85 45).

Lancement du projet

Après l’évaluation positive de votre proposition par le Conseil Pédagogique et Scientifique, vous recevez une lettre officielle d’attribution de financement indiquant le numéro et le nom du projet, la nature de l’action soutenue, le montant attribué ou pour les recrutements la fourchette d’INM (échelons), et la date de fin d’utilisation des crédits.

Suivi annuel

Au premier trimestre de chaque exercice, le LabEx NUMEV doit envoyer un bilan d’activité à l’Agence Nationale de la Recherche (ANR). Ce rapport annuel renseigne des indicateurs de suivi (liste des personnels, publications, reconnaissance scientifique, etc) et sert à établir un bilan financier pour l’ensemble des projets financés par le LabEx, qui doit être validé par la Direction des Affaires Financières (DAF) et l’Agent Comptable de l’UM avant transmission à l’ANR.

A cet effet, en décembre de chaque année vous recevrez des fichiers de bilan d’activité et bilan scientifique, que vous êtes tenu.e de compléter et renvoyer dans les délais indiqués.

Clôture du projet

Le projet se termine à la date de fin indiquée dans la lettre d’attribution. En cas de besoin exceptionnel, une demande de prolongation justifiée doit être adressée par écrit à la direction du LabEx NUMEV, qui décidera ou non d’y donner une suite favorable.

Suivi post-projet

Jusqu’à 24 mois après la date de clôture du projet, vous devrez communiquer les publications issues du projet, les projets financés dans la continuité du projet, et le devenir des personnes recrutées dans le cadre du projet, notamment des doctorant.e.s, selon le document qui vous sera envoyé à la fin du projet.

Nous vous suggérons fortement de tenir un suivi des dépenses pour votre projet. La gestionnaire NUMEV est à votre disposition pour toute question.

Seules les dépenses réalisées via la gestionnaire NUMEV seront prises en charge.

Il n’est pas possible de transformer les crédits d’une enveloppe à l’autre (fonctionnement, investissement, personnel), ni de reverser les crédits alloués à un laboratoire ou autre structure. Les fonds du LabEx sont issus de l’ANR et doivent être justifiés.

Dépenses éligibles

Les dépenses sur les fonds du LabEx NUMEV sont soumises aux conditions d’éligibilité de l’ANR.

  • Fonctionnement : frais de mission, petit équipement <500 € HT unitaire, frais d’inscription et de publication, frais de reprographie, etc
  • Investissement : équipement > 500 € HT unitaire

Note sur le support en environnement à la thèse : ce support en fonctionnement sert au/à la jeune chercheur.se pour compléter sa formation scientifique le temps de son contrat doctoral. Il sert par exemple à financer des missions ou inscriptions à des conférences ou formations. L’achat d’ordinateur n’est pas éligible sur ces crédits.

Avant toute commande, transmettez le pré-bon de commande disponible ici à la gestionnaire NUMEV en précisant :

Si ce n’est pas vous (porteur.se de projet) qui faites une demande de dépense relative au projet, vous devez donner votre accord explicitement par visa sur le pré-bon de commande.

Pour les dépenses en investissement, il faudra également remplir une fiche d’inventaire envoyée par la gestionnaire.

Les recrutements engagent la responsabilité des porteurs et porteuses de projet, qui doivent tenir informées les personnes en cours de recrutement et accompagner le processus.

L’UM, tutelle du LabEx, est l’employeur pour tous les recrutements. Les recrutements suivent donc les règles de l’UM (rémunération, procédures, etc).

Après validation du/de la candidat.e par le LabEx NUMEV, tout recrutement (ou prolongation de contrat) doit être validé par le service gestion de la DRH qui vérifie que toutes les conditions de recrutement sont remplies.

Un délai de cinq semaines pour un recrutement simple (sans demande titre de séjour) est demandé par les services centraux de l’UM. Merci de prendre en compte ce délai pour le début de contrat souhaité. Compter huit semaines pour les étudiants étrangers hors Europe.

Le laboratoire d’accueil gère les formalités d’accueil et d’accès (demandes FSD, etc).

Le/la stagiaire et son/sa responsable au sein du laboratoire d’accueil doivent mettre en place la convention de stage. Au même moment, veuillez vous rapprocher de la gestionnaire NUMEV pour la mise en paiement des sommes dues. Veuillez également mettre en copie la gestionnaire NUMEV dans vos échanges au sujet du stage.

Note : les gratifications de stage versées au/à la stagiaire sont attribuées sur des fonds en fonctionnement, ce ne sont pas des salaires.

Les demandes de missions prises en charge par le LabEx doivent être adressées à la gestionnaire NUMEV suffisamment tôt (une semaine avant le départ pour des missions en France, 10 jours pour des missions à l’étranger), et seront traitées dans le respect des marchés en vigueur à l’UM.

Utilisez le formulaire d’ordre de mission sans frais de votre laboratoire. Lorsque vous l’envoyez à votre gestionnaire, envoyez-le également à la gestionnaire NUMEV. Elle établira ainsi une demande d’ordre de mission UM qui sera saisie dans SIFAC et qui couvrira le déplacement.

Une fois la mission effectuée, envoyez-lui les justificatifs originaux des frais à rembourser, selon les règles en vigueur à l’UM.

Pour l’accueil d’un.e invité.e notamment de l’étranger

Le ou la porteur.se de projet doit avoir engagé les formalités d’accueil dans le laboratoire. Puis, envoyer à la gestionnaire NUMEV :

  1. une lettre d’invitation signée par le ou la porteur.se de projet et la direction du laboratoire concerné précisant nom, prénom, fonction, organisme d’appartenance de l’invité.e et objet de la mission ;
  2. les dates et horaires de voyage, et les souhaits pour le séjour et l’accueil (hébergement, repas etc.).

Les fonds attribués pour des missions sont de maximum 2000 € par mois pour les frais de séjour (hébergement et repas). Les frais de transport sont traités hors de ce forfait.

Une fois la mission terminée, le montant du retour mission ne pourra pas être supérieur au montant initialement attribué au titre de l’appel à projets.

Chaque projet porte un numéro d’identification unique, à rappeler dans toute communication par mail.

Toute communication (orale, écrite, web) émanant du projet doit mentionner explicitement le soutien financier du LabEx NUMEV. Seules les publications mentionnant ce soutien seront prises en compte dans le suivi des projets. En acceptant ces fonds, vous vous engagez à :

  • faire figurer la mention suivante dans la section remerciements ou financement de vos publications : « Ce projet a été soutenu par le LabEx NUMEV (ANR-10-LABX-0020) intégré à l’I-Site MUSE (ANR-16-IDEX-0006) » / « This project was supported by the LabEx NUMEV (ANR-10-LABX-0020) within the I-Site MUSE (ANR-16-IDEX-0006) »,
  • faire apparaître le logo NUMEV sur tout support de communication du projet (sites web, programmes, flyers, posters, etc),
  • envoyer sous forme électronique toute publication émanant du projet,
  • informer l’équipe de direction des faits importants dans la vie du projet (actualités diverses, événements, publications, prix, etc.) et l’inviter aux principaux événements organisés dans le cadre du projet.

Le français et l’anglais sont les langues employées au sein du LabEx. Les rapports de suivi scientifique peuvent être rédigés en anglais ou en français. Les échanges avec l’équipe de direction se font la plupart du temps en français mais peuvent aussi avoir lieu en anglais.